Автоматизация финансов. Автоматизация финансового учета: преимущества внедрения и инструменты

Социальные сети
06.02.2024

Финансовый учет — учет, целью которого является обеспечение достоверной информацией менеджеров, для управления компанией.

У высшего менеджмента компании существуют потребности в информации другого уровня, нежели у руководителей среднего звена. Собственники и первые лица не анализируют полученную информацию во всей ее детализации. Обычно, ТОП – менеджеру для принятия решения достаточно видеть сгруппированную информацию, сведенную в специфический отчет по определенным критериям и стандартам. Так же управленцам для принятия эффективных решений информация нужна другого рода – их интересует будущее компании, фокус которой по своей сути направлен в будущее.

У каждого топ-менеджера, так или иначе, есть свое видение будущего компании. И совершенно не очевидно, что видение собственника и каждого из топ-менеджеров даже на краткосрочный период совпадает. Выработать долгосрочное единое видение будущего у ключевых менеджеров помогают разработка стратегии и долгосрочных целей компании. Выработать краткосрочное единое видение, выраженное в цифрах, помогают механизмы оперативного управления компанией (например, ). Для получения такой важной информации как раз и производится автоматизация финансов.

Особенности финансового учета

Одной из отличительных характеристик финансового учета является предоставление информации о будущем компании.
Ключевой целью финансового учета является: предоставление информации управляющему звену предприятия для принятия взвешенных финансовых решений, принимая, таким образом, активное участие в процессе управления.

Что обуславливает потребность руководства в получении адекватной, аккуратной и своевременной финансовой информации? Для принятия каких решений данная управленческая информация используется в большей степени:

  • решений стратегического характера (инвестиции, новые направления бизнеса);
  • маркетинговых решений (новые продукты, ценообразование);
  • оптимизационных решений ( , политика закупок, управление прибыльностью продуктов/подразделений);
  • управления рисками;
  • организационных решений (вознаграждение сотрудников, руководителей)?

Это неполный список задач, стоящих перед управленческим звеном современных предприятий, в решении которых призван помочь .

Выбор программы для учета

На рынке представлено множество различного программного обеспечения для и правильный выбор нужного решения для вашего предприятия — половину успеха.

Обычно любая программа на базе 1С, предназначенный для автоматизации финансов содержит в себе следующие подсистемы:

  • Контроль и анализ исполнения бюджетов
  • Автоматизация : формирование платежного календаря и повышение платежной дисциплины
  • Формирование управленческой отчетности и аналитических материалов для управления
  • Ведение управленческого учета по различным стандартам (МСФО, US GAAP)
  • Финансово-экономический анализ

Выбор партнера для автоматизации учета на 1С

Для успешной автоматизации финансового учета очень важно выбрать ответственного партнера для внедрения информационной системы. Партнер должен не только внедрить , но и в дальнейшем осуществлять качественную информационно-техническую поддержку.

Сейчас на отечественном рынке представлено большое количество компаний, специализирующихся на автоматизации финансов. Какого выбрать? Большие компании обычно не могут отличится индивидуальным подходом к автоматизации. Маленькие — не могут похвастаться надежностью и, зачастую, квалифицированными сотрудниками. Однако, услуги небольших интеграторов существенно отличаются по стоимости.

Если вы ищете идеальное соотношение цена/качество — вы можете обратиться к нам . Мы — команда единомышленников, имеющая большой опыт в сфере автоматизации финансового учета. Ранее мы долгое время внедряли программные продукты от имени одного из крупнейших игроков на рынке автоматизации финансового учета. Мы имеем гибкий подход небольшой организации и обладаем большим опытом ведущих интеграторов России .

Всегда будем рады помочь и ответить на ваши вопросы: .

Как быть успешным?

Ответ прост. Для начала необходимо разработать методологически верную систему управления финансами, которая будет соответствовать индивидуальным потребностям предприятия. У компании должна быть необходимая финансовая структура, разработаны бюджеты и показатели внутреннего анализа, описаны процессы планирования и управленческого учета, созданы необходимые для собственников, топ-менеджеров и инвестора отчетные формы, отражающие состояние дел на предприятии.

Разработка методологи - это только первая задача для создания эффективной корпоративной системы финансового управления, хотя и самая важная, поскольку если не сделан первый шаг или сделан не в ту сторону, дальнейшее движение будет происходить в ложном направлении. Однако вопросы по разработке методологии - это тема отдельного обсуждения. Сейчас представим, что у нас уже имеются разработанные финансовая и бюджетная структура, практика управленческого учета, система планирования и внутреннего анализа. Данные разработки закреплены в приложениях, которые являются регламентными документами для всех сотрудников, участвующих в процессе бюджетного управления. Возникает вопрос: что нужно сделать, чтобы работа началась, а не осталась на бумаге? Вроде бы понятно - начать работать по закрепленным в документах регламентам. Но для этого нам потребуется:

  • Сделать эту работу эффективной
  • Снизить трудозатраты сотрудников на ведение бюджетирования и управленческого учета
  • Повысить оперативность предоставления данных
  • Обеспечить полноту и достоверность
  • Снизить транзакционные и коммуникативные расходы при взаимодействии участников процесса финансового управления

Большинство из вышеперечисленного волнует нынешних топ-менеджеров и собственников, понимающих особую важность повышения эффективности управления за счет сокращения как материальных, так и информационных расходов, и многие сегодня начинают интенсивно решать данные задачи с использованием информационных технологий.

Автоматизация финансов. Зачем и для чего?

Задумываясь об автоматизации, для начала необходимо определиться с целями данного процесса, а затем, исходя из целей, - предъявить требования к автоматизированной системе управления. Требования, как показывает практика, могут быть различными в зависимости от индивидуальных специфических особенностей деятельности компании. Самое главное, такая информационная система управления в процессе работы должна предоставлять полные, достоверные и оперативные сведения о функционировании предприятия, то есть является такой системой сбора и планирования финансовых результатов, опираясь на которую руководитель смог бы принять обдуманное решение для своего бизнеса. При этом под полнотой понимают весь перечень необходимой информации, который содержится в информационной системе, под достоверностью - то, что сведениям, находящимся в системе, можно доверять без дополнительных проверок и ревизий. Оперативность подразумевает, что информация в автоматизированной системе отражает реалии именно сегодняшнего дня. Далее все требования, цели, критерии успешности и риски проекта по автоматизации, ситуация «как есть» и «как должно быть» с приложением плана работ должны быть зафиксированы в уставе проекта - основном регламентирующем документе, описывающем проект по автоматизации бюджетирования и управленческого учета в компании.

Выбор ИТ решения

С какими задачами сталкиваются сотрудники, ответственные за выбор того или иного информационного решения?

  1. Автоматизация всего цикла управления финансами в одном контуре
  2. Обеспечение реализации разработанной методологии
  3. Гибкость ИТ решения, возможность оперативного внесения изменений
  4. Обеспечение информационным решением удобства работы пользователей
  5. Интеграция ИТ решения с информационными системами, предоставляющими фактические данные
  6. Автоматическое и моментальное получение отчетности
  7. Автоматическое планирование бюджетов
  8. Возможность ведения бюджетирования по международными стандартам
  9. Интеграция финансов с процессами и проектами
  10. Возможность удаленного доступа к программному средству
  11. Дополнительно: многосценарность и многовалютность планирования и учета, различные варианты бюджетирования.

Остановимся более подробно на каждом пункте.

Автоматизация всего цикла управления финансами в одном контуре. Планирование, учет, внутрихозяйственный контроль и анализ должны проводится в единой информационной среде для возможности в конечном итоге принять обдуманное и системное решение и сформировать управленческое воздействие. Отсутствие единой и комплексной системы управления финансами, объединяющей в себе все этапы финансового цикла (рис.1) приводит к тому, что сотрудники финансовой службы предприятия постоянно вынуждены тратить время на согласование данных разных систем, ИТ-сотрудники компании - прописывать шлюзы передачи данных из одной системы в другую. Данный процесс - прямая причина возникновения транзакционных расходов в компании, выражающихся в виде потери времени и материальных ресурсов.

Обеспечение реализации разработанной методологии. Программный продукт должен всесторонне и гибко реализовывать разработанную методологию ведения бюджетирования и управленческого учета, закрепленного в положениях, с возможностью осуществления оперативных донастроек, связанных с изменением принципов, методики и техники внутреннего планирования и учета. Это очень важная характеристика информационного решения, которая должна приниматься во внимание, в первую очередь, при выборе программного обеспечения, призванного автоматизировать финансовый учет компании, от которого непосредственно зависит величина расходов на внедрение и сопровождение данной системы.

Гибкость ИТ-решений, оперативного внесения изменений. Все составляющие модели бюджетирования и учета должны обладать вариативностью, то есть специалисты финансовой службы обязаны в оперативном режиме донастроить, изменить, скорректировать модель финансового управления (рис 2). Это возможно лишь тогда, когда конкретно сам предметный специалист и создает данные настройки, а также ключевые элементы системы такие как: финансовая структура, модели бюджетов, счета и правила получения фактических данных. Они не являются «зашитыми» на уровне кода константами про-граммы, а могут быть созданы и изменены на пользовательском уровне с учетом требований безопасности системы.

Выполнение данных требований к программным продуктам значительно способствует росту эффективности управления, поскольку позволяет непосредственному владельцу системы, коим в большинстве случаев является финансовый директор, быть настоящим «хозяином» (то есть быть компетентным в настройке) своей финансовой системы.

Пример 1

Рассмотрим случай из практики. В компании, занимающейся производством технического оборудования, бюджетное планирование и управленческий учет были реализованы сотрудниками ИТ в одном из программным продуктов, автоматизирующих бюджетирование, с учетом всех методологических требований специалистов финансового отдела. Удаленные подразделения вели планирование в книгах MS Excel и еженедельно высылали свои планы и отчеты в головную компанию, что значительно усложняло процесс консолидации данных в итоговых бюджетах и приводило к практической невозможности составления управленческого баланса. В компании была разработана система финансовой ответственности через бюджеты, то есть разработаны необходимые формы документов для ввода плана и получения отчетности, принципы автоформирования получения фактических данных и необходимые регламентные процедуры (закрытие счетов, разнесение косвенных расходов и пр.). Спустя два-три месяца изменения ситуации на рынке повлекли за собой необходимость организационных изменений внутри компании и, следовательно, изменение финансовой структуры и методологии ведения управленческого учета. Специалистами компании, внедрявшими систему бюджетного управления около шести месяцев, пришлось заново переписывать всю логику настроек программного продукта. Таким образом, можно сказать, что ведение бюджетирования в таких жестких, оперативно не изменяемых программных продуктах, схоже с реализацией бюджетирования и учета в Excel, когда происходит потеря оперативности и гибкости, а также невозможно полноценно отразить специфику деятельности компании.

Обеспечение информационным решением удобства работы пользователей.Программный продукт должен учитывать требования пользователей, работающих в системе, по содержанию и внешнему виду документов, с которыми приходится работать. Иными словами, ИТ-решение должно поддерживать принцип ведения коллективного планирования в компании, когда специалисты различных отделов вводят свои финансовые планы в единой информационной среде.

Интеграция ИТ-решения с информационными системами, представляющими фактические данные. Очень важно, чтобы программное средство для ведения бюджетирования и управленческого учета имело возможность легкого объединения с источником данных по фактической деятельности компании, коим является бухгалтерский и оперативный учет. От данного свойства ИТ-решения серьезнейшим образом зависят оперативность получения достоверных данных в управленческом учете и возможность проведения планфактного анализа деятельности компании, что влияет в конечном итоге на скорость принятия управленческих решений топ-менеджментом компании.

Пример 2

Компания занимается производством фотопродукции. Бухгалтерия ведется в системе 1С Предприятие 8.2. Существует сильный штат программистов, хорошо знающих свое дело. Руководством компании была поставлена задача «дописать» типовую конфигурацию 1С и создать базу для ведения управленческого учета, в которую бы попадали фактические «очищенные» бухгалтерские данные. Теперь программистами были написаны правила переноса и трансформации данных в управленческий контур, необходимые отчетные формы для целей руководства компании. Планирование ведется в таблицах MS Excel, при этом часть планов компании составляется сотрудниками финансового отдела, часть - сотрудниками других функциональных служб (маркетинг, отдел продаж). Проблемы можно выделить следующие:

  1. 1. Двойной ввод фактических данных для целей проведения план-фактного анализа (планирование ведется в таблицах MSExcel, управленческий факт собирается в дописанной 1С).
  2. 2. Бизнес компании интенсивно развивается, и от учетной системы постоянно требуются новые данные для анализа, что трудно осуществимо, в связи с отсутствием гибкой информационной системы:

a. тратится время на написание технического задания программистам;

b. перевод задач, стоящими перед сотрудниками финансовой службы, соответственно с языка финансиста на технический язык программистов занимает длительное время;

c. обратная связь от программистов также идет на техническом языке терминов.

3. Сложность консолидации бюджетных данных. В компании был разработан довольно внуши-тельный перечень бюджетов (функциональные), которые необходимо сводить в итоговые бюджеты движения денежных средств, бюджет доходов и расходов. Данный процесс занимал много времени и сил, поскольку требовал постоянной сверки плановых бюджетных данных на их корректность и сопоставимость друг с другом.

4. Не сводился управленческий итоговый баланс. Такой вариант бюджетного управления не может являться образцовым примером, хотя тоже имеет свое право на существование. С этого начинают небольшие компании с несложным видом деятельности, когда штат специалистов еще не такой большой и транзакционные расходы не оказывают прямого и сильного воздействия на функционирование компании. Если же копания динамично развивается на рынке, то такой вариант автоматизации системы финансового управления приводит лишь к росту проблем и потере ориентации в пространстве.

Таким образом, в идеале система финансового управления должна обеспечивать достоверными плановыми данными, так и фактическими данными руководство компании в одной программной среде.

Автоматическое и моментальное получение отчетности. Программное решение должно позволять получать комплексную систему управленческой отчетности в любой момент времени. В любых интересующих разрезах для осуществления оперативного контроля за финансовым состоянием компании. Высшим пилотажем будет автоматическое построение управленческого баланса.

Автоматическое планирование бюджетов. Для сокращения трудозатрат на осуществление планирования, в программном продукте должны быть предусмотрены механизмы автоформирования плановых данных в зависимости от различных условий (планирование приходов от расходов, различные регламентные процедуры и т.д.)

Пример 3

Рассмотрим производственное предприятие агропромышленного сектора, имеющее достаточно сложный производственный цикл с большим количеством хозяйственных операций. Учет данных операций ручным способом занимал львиную долю времени сотрудников финансового отдела. За счет ис-пользования возможности программного обеспечения по автозаполнению статей бюджетов в зависимости от движений по другим статьям были значительно сокращены трудозатраты на ведение управленческого учета и планирования в компании, повысились эффективность планирования учета, что в конечном итоге привело к сокращению материальных затрат на 10 %.

Возможность ведения бюджетирования и учета по международным стандартам. В связи с интенсивными процессами интеграции со странами ммеждународного сообщества и возможностью выхода компаний на международный рынок капитала данное свойство программного продукта играет все большую роль при выборе средства для автоматизации системы управления финансами. Отечественный топ-мененджмент смотрит в будущее, и многие понимают, что через два-три года получать отчетность по стандартам МСФО будет уже насущной необходимостью.

Интеграция финансов с процессами и проектами. Процессное управление становится все более популярным в последнее время. Когда предприятие строит свою деятельность вокруг процессов - это считается верхом мастерства. Таким образом, программный продукт по бюджетированию и управленческому учету должен автоматизировать сам процесс ведения бюджетирования и управленческого учета, ранее разработанный на бумаге. Пример процесса планирования бюджета доходов и расходов предоставлен на рис. 3.

Возможность удаленного доступа к программному средству. Компании с географически распределенной филиальной структурой не всегда имеют финансовые возможности, чтобы приобрести программный продукт для каждого офиса. Да и топ-менеджерам, находящимся в командировках и поездках, необходимо постоянно держать руку на пульсе управления компанией. Поэтому сегодня одним из значимых качеств программного решения является его возможность обеспечить удаленный доступ через Интернет к базе данных организации.

Многосценарность и многовалютность планирования и учета, различные варианты бюджетирования. У предприятия обычно существует несколько вариантов развития на будущее, то есть не-сколько сценариев планов, например, оптимистический, реалистический и пессимистический. При этом чем дальше временной горизонт планирования, тем больше может быть различных вариантов. Плюс ко всему значительное число компаний осуществляет свою деятельность не только в отечественной валюте, но и в других национальных валютах. Следовательно, для оптимального ведения автоматизированного планирования и учета программным средством должны поддерживаться все вышеперечисленные характеристики.

Заключение

Таким образом, если вы решили автоматизировать систему управления финансами в своей компании, для того чтобы получить максимальный эффект от данного процесса, вам необходимо понимать следующее: ИТ-решение - это средство реализации целей финансового управления, и оно должно соответствовать тем требованиям, которые предъявляют к нему финансовые специалисты компании. Только тогда выбранное ИТ-решение будет полноценным инструментом внутрихозяйственного планирования, учета и анализа, а расходы на автоматизацию будут инвестициями в повышение качества корпоративного управления.

Исторически сложилось так, что мы в «Аудиомании» всегда уделяли значительное внимание автоматизации бизнес-процессов (на Хабре уже публиковался рассказ о нашем складе: раз , два).

Как известно, начав что-либо автоматизировать, остановиться очень сложно, поэтому изменения коснулись и других сфер деятельности компании.

Сегодня мы расскажем о том, как и для чего создавали собственную систему автоматизации бухгалтерии.

Причины перехода на свою систему учета

Почему мы задумались над созданием собственного софта? Во-первых, бухгалтерия во многих компаниях – это просто «закрытый ящик», куда «ссыпаются» документы – она слабо связана с бизнесом в части предоставления ему полезной для принятия дальнейших решений информации.

Стандартные системы, использующиеся для автоматизации бухгалтерского учета, не обладают требуемой гибкостью и неудобны для тех, кто управляет бизнесом. Например, до создания собственного софта в «Аудиомании» создавалось большое количество отчетов: по продажам, отгрузкам, приему денег, тратам на маркетинг, взаимодействию с поставщиками, при этом возможность построения сложной отчетности отсутствовала. Например, нам не удавалось дать себе максимально быстрый и точный ответ на вопросы о том, сколько, мы тратим на зарплату кладовщиков, насколько конкретный магазин прибылен: выручку посчитать – запросто, а вот прибыльность, исходя из расходов и доходов – никак.

Кроме того, в реальной жизни платежи имеют не те атрибуты, которые «забиты» в существующий бухгалтерский софт – из-за этого данные бухгалтерской отчетности не всегда удобны для дальнейшего использования при принятии управленческих решений. Все это побудило нас заняться созданием собственной системы финансового учета, которая бы решала все задачи «Аудиомании» и могла быть развернута без лишних усилий и серьёзных дополнительных затрат: не секрет, что многие компании тратят большие средства на внедрение новых продуктов, выгода от которых не всегда покрывает их стоимость.

Подготовительный этап

Мы решили отталкиваться от международных систем формирования отчетности (они в большей степени соответствуют потребностям бизнеса, нежели российские правила ведения бухгалтерского учёта) – отчетность крупных компаний, созданную в рамках таких систем, можно найти (портал американской Комиссии по Ценным Бумагам и Биржам). Портал позволяет получить готовые финансовые отчеты публичных компаний, кроме того, компании можно фильтровать по профилю деятельности, что особенно полезно при подборе референсов.

Итак, работу мы начали с того, что подобрали среди представленных фирм ряд схожих с нами по направлению бизнеса и проанализировали структуру их отчетности: интерес эта структура представляла в том числе потому, что в международной практике требования к отчетности менее строгие: существует ряд обязательных требований и некоторое количество областей, в которых компании могут проявлять инициативу – например, добавлять ряд статей по своему усмотрению. Опыт компаний, много лет работающих по подобным системам, оказался очень кстати: часть инсайтов мы почерпнули оттуда, хотя кое-что все равно пришлось доработать, исходя из наших собственных потребностей.

Основной задачей, которую мы ставили перед собой при проектировании новой системы, стала потребность строить самые разные отчеты по доходам и расходам – например отчеты по расходам конкретного отдела на логистику/связь/закупку оборудования, мебели, либо сводные отчеты по конкретным типам затрат для всей компании и т.п. с возможностью анализа состояния компании по отдельным статьям и группировки результатов по самым разным показателям. Нам нужно было добиться возможности быстро показать точную картину по текущему состоянию дел в нужной плоскости. По сути, нам нужна была система, которая способствовала бы принятию управленческих решений, была бы максимально автоматизированной (без дополнительных затрат на персонал и поддержку) и включала в себя данные предыдущих отчетных периодов, чтобы сразу после ее развертывания можно было использовать ее возможности для принятия решений.

Ноу-хау

Соответственно, мы пошли своим собственным путем и в ходе реализации проекта осуществили целый ряд решений, которые обычно не встречаются в продающихся на рынке системах.

Был создан «шаблонизатор», с помощью которого автоматизировалась значительная часть проводившихся вручную работ по занесению в систему информации по платежам и расходам. Теперь новая система «ассоциирует» расходы с платежами контрагентам для автоматического контроля за расходами.

При этом учет расходов ведется по месяцам, а оплата товара может быть частичной, авансовой, «размазанной» по нескольким периодам. Далеко не всегда компания платит деньги синхронно с получением товаров или услуг - в такой ситуации «Аудиомания» бывает, например, при работе с тем же «Яндекс.Маркетом» (расходы на Маркет фиксируются помесячно, однако оплату мы производим периодическую, пополняя лицевой счёт по мере необходимости, кроме того, в этом случае присутствует еще и отсрочка платежа): в такой ситуации подобное ассоциирование позволяет избежать путаницы и связывает фактические расходы и оказанные услуги.

Соответственно, учет того, какие пришедшие деньги к какой операции относятся, является нетривиальной задачей, которую обычно бухгалтеры выполняют почти полностью вручную (иногда на регулярной основе) – благодаря нашей системе «связывания» приходов и расходов эти операции стало возможным выполнять по большей части автоматически. Например, после загрузки в наш софт свежей банковской выписки, он (софт) сможет на основании указанного в выписке назначения платежа и контрагента определить тип расходов и внести их в соответствующий раздел (учитывая период, указанный в договоре с конкретным контрагентом – предыдущий/текущий/будущий).

Подобная стыковка платежей и документов в целом позволяет избежать появления неоплаченных расходов, или оплат, не привязанных ни к каким расходам. Ответственный сотрудник оповещается о «странных» ситуациях ближе к концу периода (месяца), чтобы до его закрытия навести порядок или, удостовериться в том, что все корректно.


Система может связать оплату и соответствующий расход (часть информации на скриншоте скрыта)

Кроме того, такая система позволяет учитывать различные «нестандартные» ситуации: например, случаи, когда один сотрудник отвечает за смежные задачи, относящиеся к двум отделам – его зарплату можно отразить как расход, поделенный в соответствующей пропорции между разными подразделениями (это, впоследствии, позволяет формировать более четкое представление о затратах каждого из отделов компании.). Фрилансеров по каждому подразделению мы также учитываем отдельно, что тоже полезно, поскольку в штат они, де-факто, не входят – это, например, временные курьеры, относящиеся к отделу логистики, или копирайтеры, трудящиеся на отдел маркетинга.

Раньше руководители отделов вели учёт расходов своих подразделений в Excel-файлах, теперь же они просто контролируют правильность атрибуции расходов исходя из оплат. Также они планируют будущие непериодические расходы, что дало в руки сотрудников финансового отдела новые инструменты для планирования денежных потоков.

Сложности внедрения

Мы стараемся автоматизировать все рутинные задачи, при этом проектировать интерфейсы, работе с которыми не нужно долго обучаться- все процессы, которые сотрудник выполнял в «докомпьютерную» эру, должны быть такими же и при работе с софтом. Мы редко в корне меняем бизнес-процессы, скорее стараемся адаптировать систему для людей. В случае с бухгалтерией решение подобной задачи усложняется, поскольку, объективно, там работают особенные люди, которые не столь близки к информационным технологиям. Из-за этого возникали ситуации, когда у сотрудников появлялось стремление перепроверять сгенерированные системой документы, чтобы в них «точно не было ошибок» (что нивелирует весь смысл автоматизации процессов). Была даже ситуация, когда бухгалтер проверяла за нашей системой сумму нескольких операций на калькуляторе. Однако, этот этап мы прошли относительно безболезненно.

Пожалуй, самой главной проблемой стала необходимость загрузки данных по предыдущим периодам в новую систему. Ранее у нас многие операции имели дополнительный «произвольный» текстовый комментарий, в котором условно описывалась внутренняя статья расходов - теперь было нужно распределить их по «правильным» статьям расходов в новой системе.


Благодаря новой системе больше не нужно прописывать комментарии к операции вручную

На стыковку контекста оплаты прошлых операций с конкретной статьей и периодом расходов ушло больше всего времени, но, тем не менее, результат стоил потраченных усилий. «На все про все» от идеи до внедрения потребовалось 5 месяцев, из которых большая часть времени ушла на изучение и обработку информации. Код был написан силами одного программиста, который в целом затратил на работу менее 30 дней.

Нет, это не черная бухгалтерия

Важно подчеркнуть, что мы не пытаемся «утаивать» доходы или расходы. Наша система хоть и не соответствует требованиям к ведению бухгалтерского учета, таковым не является. Мы оптимизируем возможности аналитики для того, чтобы информация, фиксируемая в ходе ведения бизнеса, могла использоваться для управленческих решений. Основной бухгалтерский учёт ведется в соответствии с законодательством. Наша система функционирует параллельно ему, периодически обмениваясь с ним данными. Теперь мы можем построить самый настоящий P&L в соответствии с МСФО за три года всего за 10 секунд, используя данные, поступающие в реальном времени.

В следующий раз мы расскажем о том, как мы автоматизировали собственный сервис для сбора и анализа статистики по клиентам интернет-магазина – следите обновлениями в нашем блоге!

Программный комплекс "БЭСТ - 4" является полнофункциональной, многопользовательской и многовалютной системой оперативного и бухгалтерского учета, с базовым принципом пополнения данных "от первичного документа". Система ориентирована на малые и средние предприятия. Программа успешно используется на предприятиях торговли, сферы услуг, в строительстве, на производстве, в аудиторских фирмах, бюджетных организациях. Логика построения программной системы полностью соответствует реальным учетным процессам. Развитые параметрические настройки обеспечивают высокую адаптируемость к специфике конкретного предприятия.

Система "БЭСТ - 4" позволяет:

  • - Вести учет от имени нескольких независимых предприятий;
  • - Автоматизировать все участки бухгалтерского учета;
  • - Вести учет товарно-материальных запасов;
  • - Управлять оптовыми и розничными продажами.

Системные требования минимальная конфигурация:

DOS 6.2 и выше;

принтер русифицированный;

Функционирует в локальных сетях любого типа.

Программа Инфо-Бухгалтер предназначена для предприятий малого и среднего бизнеса любых организационно-правовых форм собственности основные возможности программы Инфо-Бухгалтер:

Выполнение проводок по счетам при заполнении первичных документов и при вводе хозяйственных операций. При желании можно вводить и корректировать проводки "вручную".

Автоматическое составление главной книги, оборотных ведомостей, карточек аналитического учета счетов, шахматки, а также журналов-ордеров и ведомостей к ним по любому счету за любой период.

Расчет баланса, составление отчета о финансовых результатах, приложения к балансу и других отчетных форм.

Автоматический расчет прибыли и налогов.

Расчет заработной платы для небольших предприятий с автоматическим расчетом налогов, формированием и печатью индивидуальных рсчетных листков и платежных ведомостей.

Параллельное ведение суммового и количественно-суммового учета (материалов, товаров и т.п.) с формированием оборотных ведомостей и карточек счетов в суммовой или количественно суммовой форме.

Аналитический и синтетический учет движения денежных средств и материальных ценностей по всем счетам в различных аспектах.

Выбор и фильтрацию хозяйственных операций по различным признакам во всевозможных сочетаниях (содержание операции, корреспондирующие счета, период совершения операции). Например, можно посмотреть все операции с интересующим Вас поставщиком (клиентом, дебитором, кредитором, подотчетным лицом и др.).

Подготовку и печать всех платежных и отчетных документов (платежных поручений, ведомостей, баланса с приложениями и т.п.).

Форма всех печатаемых документов соответствует действующим стандартам, что избавляет от необходимости приобретения бланков.

Варианты поставки:

Инфо-Бухгалтер для DOS. Минимальные аппаратные требования: процессор х286, 580кб ОЗУ, 2МБ дисковой памяти

Инфо-Бухгалтер для WINDOWS. Минимальные аппаратные требования: процессор х386, 4МБ ОЗУ, 5МБ дисковой памяти

Инфо-Бухгалтер для WINDOWS 95. Минимальные аппаратные требования: процессор х486, 8МБ ОЗУ, 5МБ дисковой памяти

Инфо-Бухгалтер для WINDOWS 95 сетевая.

Семейство программ "ФРЕГАТ" предназначено для автоматизации торговой и производственной деятельности предприятия. Каждая из программ может функционировать как самостоятельно, так и в едином комплексе. Оригинальный и простой интерфейс программ наряду с богатыми функциональными возможностями и мощью клиент-серверных технологий позволяет пользователю любого уровня подготовки эффективно применять их на предприятиях от крупного холдинга до малого склад-магазина. Фрегат-Склад (версия ПРОФ)- программа позволяет контролировать весь цикл движения товара на различных складах - от формирования заказа поставщику до отпуска клиенту, поддерживая все виды документооборота как для оптовой, так и для розничной торговли. Программа имеет как локальный, так и сетевой (в клиент-серверной технологии) варианты исполнения.

древовидная структура справочников товаров и аналитических признаков;

серийный учет по "приходам", учетом сроков годности товаров;

сохранность полной истории движения товаров;

наличие всех нормативных методов списания товара: по средней, LIFO, FIFO и списания цене конкретного прихода. Удобные функции инвентаризации и переоценки товаров;

мощный механизм формирования прайс-листов, как с фиксированными ценами, так и с ценами, рассчитываемыми по формулам. Сохранение истории цены;

учет товаров в различных единицах измерения, а денежных средств - в различных валютах; возможность создания и редактирования связей платежных документов со складскими. Частичная и "потоварная" оплата накладных, поддержка бартерных операций; удобный механизм полной синхронизации данных с удаленными складами; обмен данными с программами Фрегат-Бухгалтерия, Инфо-Бухгалтер, 1С, Турбо-Бухгалтер, MS Excel;

развитые механизмы для построения отчетов движения товаров, по контрагентам, поставщикам и т.п. с возможностью графического представления;

настройка прав доступа для различных групп пользователей, с фиксацией времени и автора создания и последней коррекцией документов.

Программа «Фрегат-Склад»

поддержка полного товарооборота;

упрощенная оплата товаров;

в полном объеме механизм формирования прайс-листов;

методы списания товаров: по средней, LIFO, FIFO;

экспорт-импорт данных в MS Excel;

отсутствует связь с бухгалтерскими программами;

механизмы построения отчетов движения товаров, по контрагентам, поставщикам и т.п. с возможностью графического представления.

Фрегат-Склад-Магазин

Модуль управления розничной торговлей с поддержкой штрих-кодирования и подключением кассовых аппаратов, оригинальный, предельно доступный для пользователя интерфейс.

Работает под управлением любой из операционных систем Windows 95, Windows 98,Windows NT 4.0 или выше. Сервер баз данных - Interbase 4.2 и выше.

Требования к аппаратуре

Pабочая станция:

Процессор Pentium 100 и выше; - RAM 32 Mb; - Более 5 Mb свободного дискового пространства;

В настоящее время продается четыре типа задач под общим названием Инфин-Бухгалтерия, которые отличаются друг от друга набором возможностей и различной степенью автоматизации работы бухгалтера. Вы можете начать работать с самой простой из них, а затем, по мере развития вашего бизнеса, перейти к более совершенной.

Программа «Мини-Бухгалтерия»

Получение всех форм отчетности.

Гибкий план счетов.

Формирование сложных проводок.

Настройка на изменения.

Количественный учет.

Четыре уровня аналитики.

Автоматический расчет амортизации основных средств.

Коррекция проводок в прошлых периодах.

Программа «Инфин-Зарплата»

Зарплата-мини

Неограниченная численность сотрудников.

Обширный справочник видов оплат.

Расчет различных видов начислений и удержаний.

Настройка и перенастройка видов оплат.

Ведение лицевой карточки в течение года.

Расчетные листки, расчетно-платежные ведомости.

Итоговые документы по подразделениям, группам подразделений и всему предприятию: по видам оплат; по шифрам затрат; по средней зарплате

Корректировка выходных форм итоговых документов.

Настройка налогов и отчислений.

Указание срока действия для каждого вида оплаты.

Формирование проводок по начислению зарплаты, возможность их передачи в Инфин-Бухгалтерию.

Зарплата-макси

Документы для налоговой инспекции: - налоговая карточка и “сведения о доходах” каждого сотрудника; - отчет об итоговых суммах доходов по всему предприятию; - простая справка о доходах.

Коллективное начисление и начисление по КТУ.

Списки перечислений в сберкассу и на алименты.

Ведение нескольких таблиц подоходного налога нарастающим итогом с начала года.

Инфин-Торговля

Автоматизация складского учета.

Возможность формирования новых и корректировка существующих документов.

Реестр документов.

Аналитический и синтетический учет.

Два уровня аналитики.

До семи справочных полей для каждого из товаров.

Возможность сложной настройки стандартных складских операций для оптовой и розничной торговли.

Распределение дополнительных расходов пропорционально цене, количеству или стоимости товара.

Переоценка остатков товара и корректировка прайс-листа.

Различные варианты формирования прайс-листа.

Получение всех выходных документов.

Торговля-мини

Контроль расчетов с покупателями и поставщиками.

Торговля-макси

Пять уровней аналитического учета.

Возможность прихода и расхода в упаковках.

Ввод и корректировка информации в прошлых и будущих периодах.

Формирование бухгалтерских проводок, возможность их передачи в

Торговля-супер

Учет накопительных скидок.

Учет в двух валютах (рубли + одна валюта).

Торговля-элит

Многовалютный учет.

Учет максимального и минимального запаса.

Контроль просроченных сертификатов.

Передача прайс-листа в кассовые аппараты.

Программа «Инфин-Кадры»

Учет приема и перемещения любого количества сотрудников с возможностью просмотра и корректировки.

Формирование личной карточки.

Формирование списков сотрудников по подразделениям, группам подразделений и всему предприятию.

Сортировка, выбор и формирование списка сотрудников по любому параметру личной карточки.

Учет всех видов отпусков.

Парольная защита от несанкционированного доступа Встроенный календарь.

Штатное расписание.

Помощь в подборе кадров с помощью народных примет.

Формирование индивидуальных и коллективных документов, используя любой параметр личной карточки, с возможностью корректировки.

Подготовка кадров.

Досье на каждого сотрудника.

Есть разные варианты программы в зависимости от размера предприятия и количества работников.

Инфин-Квартплата

Коллективный и индивидуальный расчет квартплаты.

Ведение лицевых счетов квартиросъемщиков.

Настройка любых видов расчетов.

Возможность изменения тарифов на жилую площадь, холодную и горячую воду, центральное отопление и т.д.

Формирование лицевой карточки квартиросъемщика с возможностью просмотра и корректировки всех операций начисления и оплаты.

Получение оборотной ведомости по всем домам и каждому дому в отдельности.

Получение различных итоговых документов, справок-извещений.

Получение финансово-лицевого счета.

«БАЛАНС 1+» это универсальная программа автоматизации бухгалтерского учета для предприятий любого профиля. Программа "БАЛАНС 1+" предназначена для автоматизации ведения бухгалтерского учета и получения промежуточной и годовой бухгалтерской отчетности и налоговых расчетов (деклараций).

«Баланс 1+» является бухгалтерской программой, которая может быть настроена в соответствии с особенностями ведения бухгалтерского учета предприятия. Имеется возможность самостоятельной настройки отчетных форм под изменение законодательства и требований пользователей бухгалтерий.

В системе предусмотрен ручной ввод отдельных операций (проводок), копирование требуемых блоков проводок и автоматическое формирование проводок. В последнем случае используется гибкий алгоритм описания проводок, который позволяет пользователю для произвольного документа (типовой операции) записать условия формирования тех или иных проводок и формулы, определяющие их параметры. Формулы записываются с использованием ряда математических операций и функций.

Программа "БАЛАНС 1+"

позволяет вести учет по нескольким организациям и получать консолидированные отчеты;

создает бухгалтерские проводки при заполнении первичных документов (платежные поручения, ордера, счета и т.д.), копирует блоки типовых проводок, допускает ввод и редактирование проводок за любой период;

формирует отчеты за произвольный период от одного дня до года в любой момент времени: карточка счета, оборотно - сальдовая ведомость, журнал-ордер по кредиту, ведомость по дебету, главная книга, "шахматка", выборки проводок (фильтры) по любым признакам, свертки по корреспонденциям счетов;

отчеты по первичным документам: кассовая книга, книга покупок, книга продаж;

рассчитывает износ основных средств, сумм списания НДС курсовой разницы;

ведет взаиморасчеты с дебиторами и кредиторами;

легко настраивается на особенности Вашей бухгалтерии и изменения законодательства: план счетов, первичные документы, отчеты;

ведет аналитический и синтетический учет денежных средств и материальных ценностей. Допускает как суммовой, так и количественный учет по каждому объекту;

заполняет документы бухгалтерской и налоговой отчетности для сдачи в ИМНС с возможностью передачи данных в БАЛАНС-2.

«БАЛАНС 1+» позволяет работать в сетевом режиме с нескольких рабочих станций. В программе «БАЛАНС 1+» можно вывести на экран и распечатать на принтере следующие отчетные формы за произвольный период времени в разрезе объектов аналитического учета:

карточка счета;

оборотно - сальдовая ведомость;

журнал-ордер по кредиту счетов;

ведомость по дебету;

главная книга;

итоговые проводки;

"шахматка";

выборки проводок из журнала хозяйственных операций по заданным критериям (при этом сформированный критерий запоминается для повторного его использования).

Бухгалтерский комплекс «Инотек-Бухгалтер» - позволяющий полностью автоматизировать финансово-хозяйственную деятельность предприятия по всем направлениям - банк, касса, товарно-материальный учёт, расчёты с подотчётными лицами, зарплата, и так далее. Программа обладает современным удобным интерфейсом. Существуют различные версии программы. Программа предоставляет следующие возможности:

ведение многоуровневого аналитического учёта (до 7 уровней вложенности субсчетов, до трёх независимых аналитик на каждом счёте и субсчёте);

печать первичных учётных документов любого вида. Набор первичных документов входит в стандартную поставку, но пользователи могут создавать свои собственные формы, используя встроенный генератор;

формирование проводок на основе первичных документов и построение документов на основе сделанных хозяйственных операций;

ведение журнала проводок, как в рублях, так и в валюте переоценки. Возможен ввод проводок в любой валюте;

ведение многовалютного учёта с автоматическим расчётом курсовых разниц;

ведение кассовой книги;

учёт договоров и контрактов;

учёт товаров и материалов по любому методу (LIFO, FIFO, по средним или по учётным ценам);

учёт основных средств и нематериальных активов с возможностью выбора различных методик начисления амортизации;

расчёт заработной платы в различных валютах, по различным методикам, есть возможность "обратного расчёта". Модуль "Зарплата" входит в стандартную поставку программы;

экспорт и импорт данных из внешних источников (например, из Excel, Access и т. п.);

строгое разграничение прав пользователей;

ведение учёта нескольких предприятий на одном компьютере без дополнительной оплаты.

Поддержка стран:
Операционная система: Windows
Семейство: Универсальная Система Учета
Назначение: Автоматизация бизнеса

Автоматизация финансов на предприятиях

Основные возможности программы:

    Поддерживается работа с деньгами в любой валюте

    Все подразделения организации могут работать в единой информационной системе через интернет

    Программа показывает актуальные остатки в режиме реального времени по любой кассе или банковскому счету

    Вы сможете вести полноценный финансовый учет: проводить доходы, любые расходы, видеть прибыль и смотреть различные аналитические отчеты

    У Вас сформируется единая база клиентов и поставщиков со всеми необходимыми контактными данными

    Вы сможете планировать дела по любому клиенту

    Программа позволит вам планировать расходы на определенный период

    Вся детальная отчетность по каждой кассе или счету в любой валюте у вас всегда будет "под рукой"

    Все финансовые движения будут у вас под полным контролем. Вы легко сможете отследить, на что у вас тратится больше всего средств за любой период

    Программа покажет вам статистику экономии или превышения расходов по вашим статьям

    Наглядная визуализация динамики прибыли поможет вам легко проанализировать деятельность доходность компании

    Поддерживается разделение по правам доступа. Каждый работник будет видеть только то, что ему положено

    Интеграция с новейшими технологиями позволит вам эпатировать клиентов и заслуженно получить репутацию самой современной компании

    Специальная программа сохранит по расписанию копию всех ваших данных в программе без необходимости останавливать работу в системе, автоматически заархивирует и уведомит о готовности

    Резервное
    копирование

    Связь с платежными терминалами, чтобы клиенты могли оплачивать в ближайшем терминале. Такие оплаты автоматически будут отображаться в программе

    Платежные
    терминалы

    Система планирования позволяет настроить расписание резервного копирования, получения важных отчетов строго в определенное время и задать любые другие действия программы

    Надежный контроль обеспечит интеграция с камерами: программа в титрах видеопотока укажет данные по совершенным платежам, полученной оплате и другую важную информацию

    Вы сможете быстро внести первоначальные данные, необходимые для работы программы. Для этого используется удобный ручной ввод или импорт данных

    Интерфейс программы настолько легок, что в ней может быстро разобраться даже ребенок


Автоматизация бизнеса нами выполнена для множества организаций:

Язык базовой версии программы: РУССКИЙ

Также Вы можете заказать международную версию программы, в которую сможете вносить информацию на ЛЮБОМ ЯЗЫКЕ мира. Даже интерфейс сможете легко перевести самостоятельно, так как все названия будут вынесены в отдельный текстовый файл.


Выполнение большего объема работы при сокращении трудозатрат – одна из важнейших целей любой компании, в достижении которой помогает комплексная автоматизация учета организации. Для упрощения управления, прежде всего финансами предприятия, необходимо иметь эффективную систему управления деятельностью предприятия, включающую автоматизацию финансов на предприятиях.

Финансы предприятия – это прибыль, доходы и расходы, чистый денежный поток, циркулирующий, как внутри, так и вне предприятия. Для дальнейшего развития и роста Вашего бизнеса необходимо максимально эффективно использовать денежные потоки. Грамотный финансовый менеджмент, другими словами, грамотное управление финансами может увеличить прибыль предприятия, поэтому к вопросу автоматизации работы с финансами нужно подходить очень ответственно.

Для оптимизации работы с финансами компании необходим грамотный инструмент – автоматизация финансовой деятельности предприятия. Автоматизация работы предприятия в целом ускоряет его работу, и повышают эффективность деятельности, особенно это касается финансовой составляющей. Автоматизация управления финансами предприятия включает в себя автоматизацию финансового учета, автоматизацию финансового анализа и автоматизацию финансового планирования предприятия, т.е. полный комплекс мер, основанных на экономико-математических методах и показателях эффективности.

Такую программу по автоматизации финансовой деятельности компании предлагает Универсальная Система Учета, в которой имеется огромный спектр возможностей по систематизации, оформлению, сбору, обработки и анализу финансовой информации. В этой программе Вы можете учитывать автоматически все притоки финансов от деятельности компании, которые в дальнейшем сформируются в доход компании. После Ваших настроек автоматизации программа может распределять часть дохода от деятельности предприятия на необходимые запланированные расходы, и выводить прибыль предприятия. Автоматизация финансовой деятельности поможет избавить сотрудников Вашего предприятия от рутинной работы, тем самым снижая различные административные расходы, повышая эффективность деятельности каждого работника и возможности принятия им различных управленческих решений. Такие действия как расчет оплат с поставщиками и подрядчиками, расчет налогов с прибыли и всех других обязательных платежей в бюджет, расчет заработной платы, выплата дивидендов и многие другие действия с финансами могут стать автоматическими с помощью правильной программы и индивидуальных настроек УСУ.

Программа автоматизации финансовой деятельности УСУ анализирует предприятие после сбора данных финансового учета, выводит всю необходимую как для государственных органов, так и для учредителей, директоров, финансового отдела, топ-менеджеров отчетность. Благодаря отчетности Вы можете составить дальнейшую стратегию развития Вашей компании, видеть все изъяны и слабые места бизнеса, принять оперативное решение.

Программой контроля и управления могут пользоваться:

  • Любая государственная компания;
  • Частная компания;
  • Индивидуальный предприниматель;
  • Частный предприниматель;
  • и т.п.

Посмотрев следующее видео, можно быстро ознакомиться с возможностями программы УСУ - Универсальной Системы Учета. Если Вы не видите загруженное на YouTube видео, обязательно напишите нам, мы найдем другой способ показать демонстрационный ролик!

Возможности контроля и управления автоматизацией финансов на предприятиях

  • Возможность автоматизации финансовых процессов в различных сферах бизнеса, таких как торговое предприятие, перерабатывающее предприятие, банки, салоны красоты и другие;
  • Осуществление задач автоматизации финансовой деятельности предприятий одной программой УСУ;
  • Контроль движения финансов на всех этапах работы, полная прозрачность проведения операций с финансами;
  • Осуществление планирования финансов, контроля и регулирования денежных операций;
  • Возможность регулировать финансы компании, денежные потоки, обороты денег за определенные промежутки времени;
  • Проведение анализа собранных и обработанных данных в процессе автоматизации финансов на предприятиях, составление различных форм отчетов для различных групп лиц;
  • Группировка данных по любому необходимому критерию, обширная база данных;
  • Автоматизация финансовой деятельности предприятия, рутинной работы для снижения затрат трудочасов и сокращения расходов;
  • УСУ имеет возможность автоматического обновления данных в заданное время;
  • В программе УСУ, выполняющей задачи автоматизации финансовой деятельности предприятий имеется возможность настройки разных уровней доступа к программе: от возможности корректировать все внутренние настройки до ограниченного лишь некоторыми документами доступа;
  • В Универсальной Системе Учета для автоматизации финансовых процессов на перерабатывающем предприятии есть способы внутреннего аудита для удобства проверок и контроля руководителем или учредителем деятельности сотрудников и проведенных ими операций;
  • В программе автоматизации финансового учета предприятия УСУ есть система оповещений и уведомлений, по которым можно с легкостью определить просрочку платежей и различных других видов задолженностей;
  • Возможность работать в многопользовательском режиме, что делает Универсальную Систему Учета по автоматизации финансовых процессов в торговом предприятии более пригодной как для мелких компаний, так и для крупных корпораций;
  • Отсутствие абонентской платы за использование собственных уникальных разработок в виде Универсальной Системы Учета для контроля финансовых процессов и автоматизации в банках;
  • Скачать демо-версию для ознакомления с нашей программой комплексной автоматизации учета организации Вы можете бесплатно с нашего сайта;
  • Работа над программой автоматизации финансового анализа предприятия проходит индивидуально с клиентом, поэтому УСУ подстраивается под специфику деятельности и подойдет именно Вашему бизнесу.